Excel – Crear factura automática en Excel

Si estás empezando con tu negocio y no quieres gastar dinero en programas de contabilidad te será útil este tutorial en el que enseñamos a crear una factura automática en Excel.

Para cualquier autónomo o pequeña empresa es imprescindible emitir facturas por cada trabajo realizado. La factura es el documento mercantil que recoge la información relativa a la venta de bienes o prestación de servicios.

Datos necesarios para crear nuestra factura automática

Para realizar nuestra factura informatizada en Excel vamos a utilizar una plantilla de Excel. Encontrareis el archivo descargable al final del post.

El libro de Excel tiene tres hojas; en la primera de ellas se encuentra la plantilla de nuestra factura en la que aparecen los siguientes campos rellenables:

  • Nº de factura
  • Fecha de emisión
  • Fecha de vencimiento
  • Datos de nuestro cliente; razón social, CIF/NIF o número de identificación correspondiente según país y dirección de facturación.
  • Relación de artículos o servicios facturados; código, artículo, unidades, precio unitario y precio total por artículo.
  • Base imponible, IVA e importe total

En la segunda hoja denominada “Productos” debemos introducir en una tabla el nombre, código y precio unitario de nuestros productos o servicios.

Utilizaremos la tercera hoja “Clientes” para introducir los datos de nuestros clientes. En nuestro caso los datos que hemos utilizado son; nombre o razón social, CIF/NIF, dirección, CP y Ciudad y teléfono.

Comenzamos a automatizar los campos de nuestra factura

En número de factura introduciremos el número y, en su caso, serie de la factura.

En el campo Fecha podemos introducir la fecha de emisión manualmente. Si queremos insertar la fecha del día actual podemos utilizar la fórmula =HOY() que cumplimenta la celda con la fecha del día actual.

En la celda Fecha de vencimiento introduciremos una fórmula para que a la fecha de emisión nos sume los días que establezcamos 15, 20, 30 etc. La fórmula quedaría así; = F5+15. Es decir = celda fecha de emisión +15.

Crear desplegable con los datos de los clientes

Para crear una lista desplegable que automáticamente nos muestre los datos del cliente seleccionado seguiremos los siguientes pasos:

  • Convertimos los datos de los clientes en una hoja de Excel. Vamos a la hoja que contiene los datos de los clientes. Nos colocamos en cualquier celda, vamos a la pestaña Insertar y clicamos en Tabla (atajo del teclado CTRL+Q). Excel seleccionará todos los datos de nuestra tabla, comprobamos y corregimos, si es necesario, el rango seleccionado. Nos aseguramos que la casilla “La tabla contiene encabezados” está seleccionada y pulsamos Aceptar.

En la parte superior izquierda cambiamos el nombre de la tabla y la denominamos CLIENTES para que sea más fácil utilizarla después. También podemos cambiar su apariencia en las opciones de Estilos de tabla.

  • Asignamos un nombre a la columna de datos que aparecerán en el desplegable. En nuestro caso vamos a utilizar el nombre del cliente para seleccionarlo dentro del desplegable. Nos colocamos en cualquier celda de nombres de clientes, pestaña Fórmulas → Asignar nombre. Aparece una ventana, en el campo “Nombre” introduciremos NOMBRE_CLIENTES y en el campo “Se refiere a” seleccionaremos todo el rango de celdas que contiene los nombres de los clientes. Pulsamos Aceptar.
  • Insertamos la lista desplegable en la celda de nombre de nuestro cliente. Nos colocamos en la celda, pestaña Datos → Validación de datos. Aparece la ventana Validación de datos, en Permitir seleccionamos la opción Lista y en el campo origen escribimos =NOMBRE_CLIENTES. Aceptamos y ya tendremos nuestro desplegable insertado.

factura automática en Excel

  • Para automatizar el resto de datos correspondiente a nuestro cliente utilizaremos la fórmula BUSCARV. Seleccionamos la celda de CIF/NIF e introducimos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(E10;CLIENTES;2;FALSO)

Introduciremos esta misma fórmula en los otros campos de clientes. Sólo variaremos el indicador de columna.

→Ver tutorial sobre uso de la función BUSCARV en Excel.

Para evitar que nos aparezca el símbolo #N/A en las celdas en las que hemos introducido la función BUSCARV cuando la celda de nombre está vacía. Utilizaremos la formula SI antes de la fórmula BUSCARV, quedando de la siguiente forma:

=SI(E10=””;””;BUSCARV(E10;CLIENTES;2;FALSO))

Crear desplegable con la lista de artículos

Los pasos a seguir son prácticamente los mismos que en el caso de los datos de clientes:

  • Convertimos los datos de productos en una hoja de Excel. Vamos a la hoja que contiene los productos. Nos colocamos en cualquier celda, vamos a la pestaña Insertar y clicamos en Tabla. Nos aseguramos que la casilla “La tabla contiene encabezados” esta seleccionada y pulsamos Aceptar.

En la parte superior izquierda cambiamos el nombre de la tabla y la denominamos PRODUCTOS.

  • Asignamos un nombre a la columna de artículos. Nos colocamos en cualquier celda de artículos, pestaña Fórmulas → Asignar nombre. Aparece una ventana, en el campo “Nombre” introduciremos ARTICULOS y en el campo “Se refiere a” seleccionaremos todo el rango de celdas que contiene los nombres de los artículos. Pulsamos Aceptar.
  • Insertamos la lista desplegable en la primera celda de artículo. Nos colocamos en la celda, pestaña Datos → Validación de datos. Aparece la ventana Validación de datos, en Permitir seleccionamos la opción Lista y en el campo origen escribimos =ARTICULOS. Aceptamos y ya tendremos nuestro desplegable insertado.

Para aplicar el desplegable al resto de celdas de artículos, nos colocamos con el ratón en la esquina inferior derecha y arrastramos a todas las celdas de artículo.

  • Para automatizar el código y precio unitario de cada artículo usaremos la función BUSCARV, junto con la fórmula SI para evitar que nos aparezca #N/A cuando la celda está vacía.

En la celda código introducimos la fórmula: =SI(B18=””;””;BUSCARV(B18;ARTICULOS;2;FALSO)) y arrastramos la fórmula al resto de celdas de código.

En la celda precio unitario introducimos la fórmula: =SI(B18=””;””;BUSCARV(B18;ARTICULOS;3;FALSO)) y arrastramos la fórmula al resto de celdas de precio unitario.

Cálculo de importes en nuestra factura automática

Por último, para calcular los importes de nuestra factura utilizaremos fórmulas sencillas:

  • Para el cálculo de total por cada artículo multiplicaremos la cantidad por el precio unitario.
  • Para el cálculo del importe antes de impuesto utilizaremos la fórmula SUMA.
  • Calcularemos el importe del IVA multiplicando la celda de base imponible por el porcentaje de IVA.
  • Por último, el importe total será igual a la suma de la base imponible + el importe del IVA.

Ya tendríamos nuestra factura automatizada. En el vídeo puedes ver paso a paso cómo hacerlo. Una vez creada nuestra plantilla automatizada será mucho más rápido crear facturas.

Descárgate la plantilla del vídeo aquí →  Factura automatizada en Excel