Inventario y stock en Excel para tu negocio

Todo negocio, grande o pequeño, necesita llevar una gestión o control de inventario y stock de productos. Para realizar esta tarea no es necesario adquirir un software para manejo de inventarios. En pocos minutos, puedes crear una plantilla en Excel que te ayude a llevar el control de stock de tu almacén.

https://youtu.be/rqT8XuUOErA

Partes de tu inventario

Crearás 3 tablas:

  • Tabla de inventario y stock de productos. Donde reflejarás: el código del producto, su descripción, existencias iniciales, entradas, salidas y stock.
inventario y stock

Podemos incluir en esta tabla tanto datos como consideremos necesarios, por ejemplo, el precio, departamento o cualquier otro dato que para nosotros sea relevante.

  • Tabla de salidas. En esta tabla reflejaremos las ventas. Los datos mínimos a incluir en esta tabla serían: el número de factura, la fecha, código del producto, descripción y cantidad vendida.
  • Tabla de entradas. En esta tabla reflejaremos las compras. Los datos mínimos a incluir en esta tabla serían: el número de factura de compra, la fecha, código del producto, descripción y cantidad comprada.

Daremos formato de tabla a cada una de las anteriores. Visita el tutorial tablas de Excel para aprender más sobre esta potente herramienta.

  • Nos colocamos con el ratón en una de las celdas, vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos tabla. Marcaremos siempre la opción “La tabla tiene encabezados” para que Excel no tome los encabezados como datos.
  • Una vez creada la tabla,cambiaremos su nombre según corresponda; Productos, entradas o salidas.
  • Por último, elegiremos el estilo que más nos guste para nuestra tabla. En el ejemplo damos un color diferente a cada una de las tablas.

Descripción automática de tus artículos de inventario y stock

Para que al introducir el código en la tabla de Salidas nos aparezca automáticamente el producto correspondiente vamos a utilizar la función BUSCARV. Nos colocamos en la primera celda de Descripción del producto e introducimos la siguiente fórmula:

=BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)

Donde:

  • Valor buscado, corresponde al código de producto de la tabla de salidas.
  • Matriz buscar en, sería la tabla de productos. Podemos seleccionarla con el ratón o escribir directamente PRODUCTOS, ya que anteriormente le asignamos ese nombre.
  • Indicador de columnas, se refiere a la columna de la tabla productos donde debe buscar el dato que queremos, en nuestro caso sería la 2.
  • Ordenado, escribiremos FALSO, ya que queremos la coincidencia exacta.

Introduciremos esta fórmula en la tabla de Salidas y en la tabla de Entradas.

=BUSCARV([CÓDIGO PRODUCTO];PRODUCTOS;2;FALSO)

Suma de entradas y salidas para el manejo de inventarios

Para que en la tabla de Inventario de Productos nos sume automáticamente las entradas de productos utilizaremos la fórmula SUMAR.SI. Nos colocamos primero en la primera celda de Entradas e introducimos la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(ENTRADAS[CÓDIGO PRODUCTO];[@[CÓDIGO PRODUCTO]];ENTRADAS[CANTIDAD])

Donde:

  • Rango, corresponde al rango donde va a buscar el criterio que vamos a introducir. En nuestro caso el rango serán los códigos de la tabla Entradas.
  • Criterio, lo que va a buscar en el rango que hemos seleccionado. En nuestro caso es el código de producto (de la fila en la que estamos introduciendo la fórmula) de la tabla Productos.
  • Rango de suma, los valores que queremos que nos sume en esa celda, en nuestro caso la cantidad de la tabla Entradas.

Haremos la misma operación en la celda de salidas, para que en ese caso nos sume en esa celda todas las salidas del producto.

Automatizar el stock del inventario

Por último, en la celda stock de la tabla Productos introduciremos una fórmula muy sencilla para que, a las existencias iniciales de producto, sume las entradas y reste las salidas. Dándonos de esa forma el stock actual de ese producto. La fórmula sería:

=[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS]

Cada vez que introduzcamos una entrada o salida de producto automáticamente se verá reflejado en el stock del producto correspondiente.

En existencias iniciales anotaremos las existencias de producto. Lo normal es realizar un inventario al menos una vez al año, se suele realizar con fecha 31 de diciembre. Comenzando el inventario el 1 de enero. En existencias iniciales anotaríamos la cantidad inventariada el 31 de diciembre y comenzaríamos a introducir las salidas y entradas a partir del 1 de enero de ese año.

Plantilla ejemplo

Como has podido comprobar, tú mismo puedes crear una herramienta de control de inventario personalizada. Otra opción es adquirir un software para manejo de inventarios.

Descárgate la plantilla ejemplo aquí: 

Esta plantilla es un recurso creado por Saber Programas y su uso está sujeto a derechos de autor y propiedad intelectual.

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Hemos actualizado el tutorial para aquellos usuarios que nos preguntaban cómo crear este inventario separando las entradas, salidas e inventario en diferentes hojas. También cómo inventariar productos con varios lotes.

Esperamos que te sea útil.


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