BUSCARV en varias hojas de Excel simultáneamente

En este tutorial vamos a enseñarte un TRUCO para usar la función BUSCARV en varias hojas de Excel simultáneamente. Aprende a configurar la función BUSCARV para que busque en varias hojas hasta que encuentre el valor buscado. Es más sencillo de lo que imaginas!

Ejemplo de uso

Para mostrarte cómo hacerlo vamos a usar en ejemplo en el que tenemos 3 almacenes, cada uno de ellos ubicado en una hoja de Excel y en la primera hoja del libro de Excel queremos que al introducir el código del producto automáticamente se muestre el producto, existencias, almacén y sección.

BUSCARV en varias hojas de Excel

Puedes practicar con el ejemplo del tutorial descargándote la plantilla que encontrarás al final del post.

Prepara los datos para buscar en varias hojas

Antes de comenzar a armar la función, lo primero que debes hacer es preparar los datos en los que tiene que buscar la función BUSCARV.

Para ello debes transformar en tabla todos los rangos de datos en los que debe buscar la función. Esto lo hacemos para que el rango a buscar se actualice automáticamente cuando añadas datos nuevos y evitar tener que modificar la función cada vez que incorpores datos nuevos.

Para aplicar formato de tabla a un rango de datos sigue los siguientes pasos:

  • Clica con el ratón en cualquier celda con datos del rango.
  • Presiona CTRL+T
  • En la ventana que aparece habilita la opción “La tabla contiene encabezados” (siempre que tus datos tengan un encabezado”
  • Opcional. Personaliza la tabla.

Seguidamente, modifica el nombre de la tabla en la pestaña Herramientas de tabla y aplica el nombre Almacen1 (sin espacios) para la primera tabla.

Realiza la misma operación con los datos de las hojas restantes aplicando los nombres Almacen2 y Almacen3 respectivamente.

Si quieres obtener más información acerca de las tablas de Excel y cómo crearlas consulta el tutorial en este enlace.

BUSCARV en varias hojas de Excel

Una vez preparados los datos donde tu función BUSCARV va a realizar la búsqueda procedemos a armar la función.

Para poder usar la función BUSCARV en varias hojas de Excel vamos a ayudarnos con la función SI.ERROR, que evalúa una función y nos arroja el valor establecido en caso de encontrar error.

Función SI.ERROR

Sintaxis de la función SI.ERROR(valor; valor_si_error) donde:

  • Valor. Es el argumento donde busca un error (obligatorio)
  • Valor_si_error. Es el valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se evalúan los siguientes tipos de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!.

Función SI.ERROR + BUSCARV para buscar en varias hojas

Vamos a armar nuestra función.

Coloca el cursor del ratón en la celda correspondiente a Producto y comienza a escribir:

=SI.ERROR(

La función que vamos a evaluar es BUSCARV cuya sintaxis es BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicado_columnas; rango)

  • Valor buscado será el código del producto. Fíjalo pulsando F4.
  • La matriz_tabla será Almacen1 en esta primera función BUSCARV.
  • Indicador_columnas 2 para los productos.
  • Rango FALSO para obtener correspondencia exacta.

=SI.ERROR(BUSCARV($A$7;Almacén1;2;FALSO);

En el caso de que tras evaluar la primera función BUSCARV se encuentre error, queremos que continúe buscando en la siguiente tabla.

En el segundo argumento de la función SI.ERROR vamos a introducir una nueva función SI.ERROR que evaluará una segunda función BUSCARV. Esta segunda función BUSCARV será igual que la primera salvo en la matriz_tabla a buscar, en este caso será el Almacen2.

Quedando de la siguiente forma:

=SI.ERROR(BUSCARV($A$7;Almacén1;2;FALSO); SI.ERROR(BUSCARV($A$7;Almacen2;2;FALSO)

Aún nos queda buscar en el almacén 3 por lo que para el segundo argumento de la segunda función SI.ERROR podríamos introducir una tercera función BUSCARV con el almacén 3 y ya lo tendrías.

Pero como queremos que en caso de no encontrar el código nos muestre el texto No existe vamos a introducir una tercera función SI.ERROR. En esta función el primer argumento será una función BUSCARV que buscará en el Almacen3 y el segundo argumento será el texto No existe que escribirás entrecomillado.

Quedando de la siguiente forma:

 =SI.ERROR(BUSCARV($A$7;Almacén1;2;FALSO);SI.ERROR(BUSCARV($A$7;Almacen2;2;FALSO);SI.ERROR(BUSCARV($A$7;Almacen3;2;FALSO);"No existe"))) 

? No olvides cerrar todos los paréntesis de las funciones utilizadas, en este caso al final colocaremos 3 paréntesis ya que hemos usado 3 funciones SI.ERROR.

Si has armado la función correctamente en la celda producto se mostrará el nombre del producto correspondiente al código introducido.

Aplica la función en el resto de apartados

Como puedes comprobar, la función resultante es bastante extensa, aunque no ha sido complicado armarla. Para aplicar la función en el resto de apartados no es necesario volver a escribirla, solo tienes que colocar el ratón en la esquina inferior derecha de la celda donde has introducido la función y arrastrar para copiarla en el resto de apartados.

Se mostrará el nombre del producto en todos. Debes modificar el indicador de columna en las funciones BUSCARV de cada una de las celdas al que corresponda.

BUSCARV en varias hojas de Excel simultáneamente

En el caso de Existencias utiliza el indicador de columna 3, para Almacén el indicador de columna 4 y por último, 5 para el indicador de columna de Sección.

De esta forma se mostrará en cada celda la información correcta.

Ventaja de convertir los rangos en tablas

La ventaja que conseguimos al haber transformado los rangos en los que debe buscar la función en tablas es que puedes añadir datos a estas tablas y la función de búsqueda continuará funcionando sin necesidad de cambiar nada.

Si hubiéramos utilizado rangos de celdas, al incorporar datos deberíamos modificar todos los rangos de búsqueda de la función.

Plantilla del ejercicio

⚠ Esta plantilla es un recurso creado por Saber Programas y su uso está sujeto a derecho de autor y propiedad intelectual.


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