Excel – Utilizar formularios en Excel

Los formularios en Excel nos facilitan la tarea de ingresar datos en tablas. También nos ayudan a realizar búsquedas entre todos los registros.

Mostrar herramienta para formularios en Excel

Para utilizar los formularios en Excel lo primero es tener acceso a la herramienta Formularios. Para ello sigue los siguientes pasos:

  • Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona Opciones.
  • En la ventana de Opciones de Excel haz clic sobre Barra de herramientas de acceso rápido.
  • En el desplegable “Comandos disponibles en” selecciona la opción Todos los comandos.
  • Busca en el listado la herramienta Formularios, selecciónala y haz clic sobre el botón Agregar.
  • Aparecerá ahora en el listado de la derecha, haz clic sobre el botón Aceptar.

La herramienta Formulario se muestra ahora en la esquina superior izquierda de Excel.

Uso de formularios en Excel

Antes de utilizar la herramienta Formulario previamente debes tener en tu hoja de Excel un rango de celdas en el que aparezcan los registros del formulario. Lo ideal es convertir el rango de celdas en Tabla para que sea más sencillo filtrar y ordenar datos.

Para visualizar el formulario haz clic sobre cualquiera de las celdas de tu tabla y a continuación selecciona la herramienta Formulario.

Verás como aparece la ventana Formulario, en la que aparecerán tantos campos como contenga tu tabla.

A la derecha verás varios botones y una barra de desplazamiento que puedes utilizar para moverte entre los diferentes registros.

Añadir o eliminar un registro del formulario en Excel

Para añadir un nuevo registro pulsa en el botón que dice Nuevo y ve rellenando los campos.

Para moverte entre campos puedes seleccionar el campo haciendo clic con el ratón o utilizando la tecla Tabulador.

Si pulsas ENTER automáticamente se añadirá el nuevo registro a tu tabla.

Para eliminar un registro solo tienes que buscar el registro que quieres borrar y pulsar el botón Eliminar. Automáticamente el registro desaparecerá de la tabla.

Formularios de tablas con fórmulas

También podemos utilizar los formularios en tablas que contienen fórmulas. En este caso al colocarnos en una de las celdas de la tabla y pulsar sobre la herramienta Formulario veremos que los campos que contienen fórmulas no están habilitados para rellenar al introducir un nuevo registro.

Buscar registros en formulario

Para realizar búsquedas entre los registros del formulario utilizaremos el botón Criterio.

Al pulsar el botón Criterio nos aparecerán todos los campos vacíos para que podamos buscar utilizando todos y cada uno de los campos. Incluso podemos realizar búsquedas usando campos que se rellenan automáticamente con fórmulas.

Si queremos realizar una búsqueda que contenga una palabra o una serie de caracteres debemos escribir delante de la búsqueda un asterisco.

Por ejemplo, si queremos buscar todos los artículos de la tabla en cuya descripción de Artículo aparezca la palabra “oro”, debemos escribir *oro en el campo Artículo.

Utilizaremos los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para movernos entre los resultados de nuestra búsqueda.