Excel – Cómo hacer un diagrama Gantt en Excel

El diagrama Gantt una herramienta que nos permite representar de forma gráfica la planificación de las actividades de un proyecto. Este tipo de gráficos es aplicable a cualquier sector.

Es una forma muy visual de mostrar a todas las partes participantes en el proyecto cómo se van a desarrollar cada una de las actividades.

Microsoft Project es la herramienta idónea para construir este tipo de diagramas. Para los que no manejáis Project hemos hecho este tutorial en el que os mostramos cómo hacer un gráfico Gantt en Excel.

Qué debe contener la tabla para crear un diagrama Gantt

Previamente debemos realizar una tabla en la que aparecerá el nombre de cada una de las actividades que queremos representar. Su fecha de inicio, duración y fecha de finalización.

Pasos a seguir para insertar los datos

  • En la pestaña Insertar, en el grupo de herramientas Gráficos. Dentro de los gráficos de barras y columnas selecciona Barra en 2-D → Barra apilada.

Aparecerá un recuadro en blanco, ya que aún no hemos seleccionado los datos, donde posteriormente se ubicará el gráfico.

  • Dentro de las herramientas de gráfico – Diseño haz clic en Seleccionar datos.

Aparecerá la ventana Seleccionar origen de datos. Desde esta ventana vamos a incluir los datos que queremos que aparezcan en el gráfico. Para ello debes seguir los siguientes pasos:

  • Haz clic en el botón Agregar que aparece sobre el recuadro izquierdo de la ventana (Series).

  • Aparecerá la ventana Modificar serie, en Valores de la serie haz clic en el botón que tiene una flecha hacia arriba, para seleccionar los datos.
  • Selecciona todas las fechas de inicio de las actividades y pulsa Enter y a continuación Aceptar.

En el recuadro izquierdo aparecerá Series1 y en el recuadro derecho aparecen sus etiquetas, que en esta primera serie no es necesario modificar.

Ya tenemos agregadas las fechas de inicio que son la primera serie de datos de nuestro diagrama Gantt. A continuación, vamos a incluir otra serie correspondiente a la duración de cada una de las actividades.

  • En la ventana Seleccionar datos de origen, hacemos de nuevo clic en el botón Agregar de la parte izquierda, para incluir una nueva serie.
  • En valores de la serie, seleccionamos la duración de las actividades, pulsamos Enter y aceptamos.
  • Modificaremos las etiquetas de la Serie2. En el recuadro derecho, Etiquetas del eje horizontal, haz clic en Editar para modificar los nombres que aparecen por defecto. Aparecerá la ventana Rótulos del eje, seleccionamos los nombres de todas las actividades y aceptamos.

Ya hemos seleccionado todos los datos necesarios para nuestro gráfico Gantt. Hacemos clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana Seleccionar datos de origen.

Modificaciones para dar al gráfico apariencia de Diagrama Gantt

El gráfico que tenemos ahora todavía no corresponde con el resultado final que queremos obtener. Por lo que vamos a continuar modificándolo.

La primera serie de datos, barras azules, sólo nos sirve para posicionar correctamente el inicio de cada una de las actividades, por lo que vamos a ocultarlas:

  • Colócate con el ratón sobre cualquiera de las barras azules y haz clic con el botón derecho del ratón. Selecciona Dar formato a serie de datos.
  • En Formato de serie de datos, vamos a las opciones de relleno y seleccionamos Sin relleno.

A continuación, vamos a ordenar correctamente todas las actividades, para ello:

  • Colócate en el eje vertical, haz clic con el botón derecho y selecciona Dar formato al eje.
  • En opciones del eje, haz clic en la casilla Categorías en orden inverso.

Ahora las barras aparecen de forma ordenada. Sólo nos queda modificar el eje horizontal para eliminar el espacio en blanco que aparece a la izquierda de las barras.

Fuera de nuestra tabla de datos copiaremos en una celda la fecha de inicio más temprana y la fecha de fin más tardía de todas las actividades.

  • Seleccionamos ambas celdas y cambiamos su formato a número.

Para borrar el espacio en blanco vamos indicar al eje horizontal dónde debe comenzar. Para ello necesitamos la fecha con su valor numérico, que hemos obtenido anteriormente.

  • Hacemos clic con el botón derecho sobre el eje horizontal y seleccionamos Dar formato al eje.
  • Opciones del eje → Límites, modificamos los valores numéricos de Mínimo y Máximo. En Mínimo escribiremos el valor numérico de la fecha de inicio. En Máximo escribiremos el valor numérico de la fecha de finalización.

De esta forma las barras de nuestro gráfico quedarán ajustadas.

Por último, si quieres modificar el aspecto del gráfico, color, líneas etc.. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento que quieres modificar, aparece la opción de modificar ese elemento.

Detalle a tener en cuenta si realizas modificaciones posteriores en tu tabla

Si modificas la duración de cualquier fecha de inicio o duración en tu tabla verás automáticamente el cambio realizado en la gráfica Gantt.

Aunque debes tener en cuenta que si el cambio que realizas modifica la fecha inicial o final absoluta del proyecto deberás volver a configurar los límites del eje horizontal para que el gráfico Gantt se visualice correctamente.

Puedes practicar con la plantilla ejemplo del tutorial

Descárgate la plantilla aquí: Diagrama Gantt en Excel