Excel – Agrupar fechas con escalas de tiempo

Cuando trabajamos con tablas dinámicas podemos utilizar la herramienta escala de tiempo para agrupar fechas por meses.

Cuándo podemos agrupar fechas

Como sabéis, las tablas dinámicas nos permiten analizar ágilmente la información de datos en Excel.  Podemos resumir, analizar y presentar datos de forma ordenada.

Cuando los datos de nuestras tablas dinámicas están representados por fechas las escalas de tiempo de Excel pueden ser de gran ayuda.

En tablas con fechas solemos utilizar los filtros para mostrar los datos de un periodo concreto. A partir de la versión 2013 de Microsoft Excel podemos utilizar las escalas de tiempo en tablas dinámicas.

Se trata de un recuadro que podemos añadir a nuestra tabla dinámica. Este recuadro nos permite filtrar por tiempo; días, meses, trimestres o años.

Cómo insertar la escala de tiempo en nuestra tabla dinámica

Lo primero que debemos hacer es crear una tabla dinámica. Los datos origen de esta tabla deben tener algún campo de fecha para poder insertar la escala de tiempo.

  • Colocamos el cursor en cualquier celda de la tabla dinámica.
  • En el menú superior Herramientas de tabla dinámica, vamos a la pestaña Analizar. Dentro de las herramientas Filtrar, seleccionamos la opción Insertar escala de tiempo.agrupar fechas
  • También podemos acceder en el menú Insertar, Filtros, Escala de tiempo.
  • Aparecerá el cuadro de diálogo Introducir escalas de tiempo. En ese cuadro aparecerán todos los campos de fecha que contenga nuestra tabla. Debemos activar la casilla de los campos de fecha que queremos utilizar para filtrar y aceptamos.agregar escala de tiempo

Aparecerá un recuadro por cada campo de fecha que hayamos activado.

Cómo usar las escalas de tiempo para filtrar por periodos de tiempo

Para mover la escala de tiempo simplemente arrastramos con el ratón.

Una vez insertada ya podemos filtrar los periodos de tiempo que necesitemos.

En la parte derecha del recuadro encontramos una pestaña en la que podemos elegir el periodo de tiempo que nos muestra la escala. Podemos seleccionar años, trimestres, meses y días.

En la parte inferior hay una barra de desplazamiento que nos permite movernos por la escala de tiempo.

Clicando sobre la barra gris podemos seleccionar el periodo de tiempo deseado. Nos mostrará en color azul los periodos seleccionados, arrastrando de los extremos del cuadro azul podemos aumentar o disminuir el periodo seleccionado.

filtrar por tiempo excel

Para borrar la escala de tiempo establecida sólo tenemos que clicar sobre el icono de la esquina superior derecha Borrar filtro.

Cómo personalizar la escala de tiempo

Como ya hemos comentado podemos mover la escala de tiempo simplemente arrastrando con el ratón.

Para modificar su tamaño hacemos clic sobre la escala de tiempo y arrastramos de cualquiera de los controladores en forma de círculo que la delimitan.

También podemos modificar el estilo de la escala de tiempo. Para ello debemos hacer clic sobre ella, se activarán las Herramientas de Escala de tiempo. En la barra superior podemos seleccionar cualquiera de los estilos de escala de tiempo que aparecen. Cuando trabajamos con más de una escala de tiempo será útil aplicar colores distintos.

Dentro de las Herramientas de Escala de tiempo, dentro de las herramientas Mostrar, podemos elegir si queremos mostrar o no el encabezado, la barra de desplazamiento, la etiqueta de selección y el nivel de tiempo.